La expresión “fraude interno” puede sonar un poco dura. En algunas situaciones, se es reticiente a usarla y se le nombra “abuso”. El caso es que se le puede llamar como se quiera, pero se trata de un conjunto de actividades que sirven para hinchar un poco la nota de gastos del trabajador y ganar unos pocos euros de más. Este es un fenómeno que afeta a la mayoría de las empresas y es una fuente más de gastos y a la que conviene ponerle remedio.
El fraude va muy en consonancia con el nivel de control percibido por los trabajadores a sus gastos. Dado que los procesos de análisis y revisión de los gastos reportados son tradicionalmente lentos y costosos, los encargados de la supervisión a menudo trabajan tomando solamente una muestra del conjunto de notas de gasto recibidas o realizando análisis demasiado superficiales que no llegan a la raíz.
Esta sensación de falta de control propicia que algunos intenten triquiñuelas para inflar su nota de gastos. Duplicar tiques enviados, intercambiarse tiques con otros trabajadores, aumentar el gasto en dietas y kilometraje… La variedad de trucos intentados es infinita y sujeta únicamente a la inventiva y atrevimiento de los responsables.
Tipo 1: fraude interno documental
Este tipo de fraude interno se da siempre que el documento aportado como justificante no cumpla las condiciones reglamentarias por parte del emisor para poder ser considerado una factura o tique válido.
Para que se trate de un documento válido, una factura o tique debe cumplir los siguientes requisitos:
Además de todos estos datos, el documento no debe presentar deterioros y, por supuesto, tiene que ser perfectamente legible. Por lo tanto, el auditor o persona responsable de supervisar estos documentos debe examinar detenidamente la composición, estado y legibilidad de los mismos.
En este mismo apartado podríamos incluir el fraude interno por tiques pasados más de una vez o por alterar la información de los mismos.
Tipo 2: fraude interno de tipo cronológico
Se trata de una falta de coincidencia de la fecha de la nota de pago con el día en que efectivamente tuvo lugar ese gasto. Casi siempre se trata de dietas, alojamientos y billetes que no coinciden en tiempo o lugar con el desplazamiento realmente realizado.
Tipo 3: fraude interno por exceso de gasto
En ocasiones, los gastos presentados por el empleado a través de una nota de gastos no se ajustan a los límites marcados por las políticas de viaje de la empresa, excediendo el máximo autorizado. Dependiendo de la empresa, los límites fijados pueden ser por gasto, por día, por categoría (hoteles, restaurantes, gasolina, etc.) y/o por kilometraje. Hay otro tipo de fraude interno que también es muy común y que se podría incluir aquí: no tener en cuenta los anticipos hechos por la empresa.
Aunque no sea tan habitual como los fraudes producidos por una factura o tique deficiente, con cierta frecuencia la infracción se comete cuando el empleado adquiere un producto, por ejemplo un cargador de móvil sin autorización previa de la empresa.
En estos casos, más que la compra en sí el fraude se debe a que no se ha utilizado el cauce estipulado y se ha reflejado el gasto en una nota de viaje, cuando lo correcto, y normatizado por la empresa o compañía, hubiese sido adquirir este producto por otro canal u otra partida de gastos.
Tipo 5: fraude interno por presentación del gasto fuera de plazo
sLa mayoría de empresas tiene estipulado y convenientemente reflejado en su política de viajes un plazo o tiempo límite para que el empleado presente sus correspondientes notas de gastos. Dicho plazo es muy variable, pudiendo ser 15 días, 3 o 6 meses. Pero en cualquier caso debe tratarse de un tiempo razonable, determinado por la empresa, para que al empleado disponga del tiempo suficiente para elaborar y presentar sus notas de gasto. Todas las notas presentadas con posterioridad a estos plazos límite no pueden ser aceptadas como gastos reembolsables y deberán ser asumidos por el trabajador.
Del mismo modo, se consideran fraudes internos relacionados con la fecha todos aquellos gastos pasados como viaje de trabajo cuya fecha no coincide con ningún viaje, así como los gastos realizados en fines de semana o días festivos en los que se haya trabajado y en la política de gastos de la empresa no se estipule como tal.
Antes de nada, hemos de tener claro que la tolerancia CERO ante un fraude interno es la premisa fundamental que debe tener cualquier organización. Ante un fraude interno, lo importante es tener la evidencia fehaciente del mismo, y documentar todas las pruebas. Una vez demostrado el mismo, lo importante para tomar la decisión es el hecho y no el importe del fraude. La actuación contundente y sin dilación de la empresa frente a situaciones de fraude interno, es la mejor medida preventiva, y sin duda la mejor decisión empresarial, dada la ruptura de la relación de confianza con el empleado.
Dicho esto, una vez la empresa sea conocedora de una sospecha de fraude interno esta deberá activar el protocolo que debe estar previamente definido para estos casos. A continuación, vamos a detallar a grandes rasgos, los pasos que debe tener un protocolo de actuación:
En función de la gravedad y elementos objetivos de culpabilidad, es aconsejable dar un permiso retribuido al presunto defraudador, hasta la finalización de todo el proceso.
Es muy importante que todas las empresas tengan:
Existen una gran variedad de medidas e iniciativas que las empresas pueden implementar para minimizar el fraude interno. Pero para esto es necesario que se involucren todos los estratos de la compañía, ya que todas las partes tienen su importancia en la prevención y detección. Algunas de las medidas más importantes a tener en cuenta son las siguientes:
Para dar solución al alcance del fraude interno, la plataforma de gestión de gastos Captio cuenta con un sistema para detectar los tipos de fraude mencionados anteriormente y manterner la situación controlada en todo momento. Captio permite controlar y detecar automáticamente aquellos tiques de gastos de viaje reportados por sus trabajadores que no cumplen con las políticas de la empresa, y que por tanto, son suscentibles de ser fraudulentos. La solución es capaz de localizar múltiples errores o fraudes, como revelar los tiques editados o los gastos efectuados en días festivos, que un trabajador puede realizar al momento de pasar los gastos de movilidad y detectar los casos desde el principio para evitar el desarrollo del fraude dentro de la empresa.