Fraude es una palabra que puede sonar un poco dura. En algunas situaciones, se es reticente a usarla para describir este conjunto de actividades que sirven para hinchar un poco la nota de gastos del trabajador y ganar unos pocos euros más. Se le puede llamar como se quiera, pero es un fenómeno que afecta a la mayoría de las empresas. Es una fuente más de gastos y es conveniente ponerle coto.

El fraude va muy en consonancia con el nivel de control percibido por los trabajadores a sus gastos. Dado que los procesos de análisis y revisión de los gastos reportados son tradicionalmente lentos y costosos, los encargados de la supervisión a menudo trabajan tomando solamente una muestra del conjunto de notas de gasto recibidas o realizando análisis demasiado superficiales que no llegan a la raíz.

Esta sensación de falta de control propicia que algunos intenten triquiñuelas para inflar su nota de gastos. Duplicar tiques enviados, intercambiarse tiques con otros trabajadores, aumentar el gasto en dietas y kilometraje… La variedad de trucos intentados es infinita y sujeta únicamente a la inventiva y atrevimiento de los responsables.

Captio ofrece una serie de funcionalidades para asegurar el cumplimiento de las políticas de gasto de la empresa con el mínimo gastos posible en recursos. A partir de la información extraída de los tiques, Captio comprueba que se cumplan todos los criterios establecidos por la empresa, tique a tique.

La empresa plasma directamente en Captio su política: importe máximo para una comida, costes de desplazamiento máximos para un directivo, tiques de gastos realizados en fin de semana… Cualquier tipo de política es configurable. Al pasar la nota de gastos mediante Captio, el revisor recibirá una alerta para cada situación potencialmente conflictiva. La decisión sobre su aprobación o no queda, eso sí, a su cargo.